SmartPhones und Tablet Computer sind die Wahl zahlreicher Internetnutzer in den heutigen Tagen. Das iPad von Apple erreichte große Beliebtheit, aber bei allen technischen Finessen - es ist kein typischer Desktop Computer. Wer gewohnt ist Texte an einem Computer zu schreiben und zu speichernvmit bekannten Programmen wie z. B. Word, Office oder Open Office der hat am iPad Probleme.
In Projekten kommt es häufig vor, dass die Teilnehmer viele Texte redundant - schnell - per eMail tippen und versenden. Diese Prozesse kann man rationalisieren und alle haben einen besseren Überblick über Ihre Dokumente.
Nun gibt es viele Apps, die einen hier helfen, aber das lokale speichern und verwalten mag nicht zufrieden stellen.
Warum kompliziert und schwer machen, wenn es gute Lösungen online in der "Cloud" gibt. Voraussetzung ist eine Internet Verbindung und die Büroarbeit kann am iPad oder Tablet gemacht werden. Dazu einfach weiterlesen:
Google Docs & Google Drive
Die Zauberlösung kann sein Google Docs & Google Drive. Mit Google Docs haben Sie einen Texteditor, der mit Ihrem Standard Browser arbeitet. Der Funktionsumfang ist geringer aber reicht bestimmt für die meisten Aufgaben.
Google Drive bietet Ihnen "Speicher" im Internet auf den selbigen Server (Marketing Deutsch -> Cloud). Heisst im Klartext Dokumente werden nicht auf Ihrem iPad Tablet gespeichert sondern extern.
- Laden Sie die kostenlosen Apps "Google Drive" und "Google Docs" im Apple ITunes Store herunter. Tipp in der Suchfunktion "Google" reicht.
- Sie brauchen ein Google+ Konto und werden aufgefordert dieses anzulegen. Prüfen Sie ob nicht schon vorhanden. (Android Nutzer haben das ggf. schon).
- Mit Google Drive Dokumente aufladen und speichern von Ihrem Desktop Rechner (Texte, Bilder, Videos, Tabellen)*
- Mit Google Docs können Sie z. B. Word und andere Text Dokumente anlegen, aufrufen und bearbeiten. Ihnen steht ein Texteditor zur Verfügung, der auch Versionen der Bearbeitung sichert.
- Bevor Sie "voll" loslegen. Machen Sie erst einige Test mit Testdokumenten und wie Sie Ihre Arbeitsprozesse steuern (Marketing Deutsch -> Workflow).
* Tipp: am Desktop Computer ist der Chrome Browser die Wahl. Mit Mac OS X geht hier schön "drag and drop".
Überblick
- Google+ Konto ist kostenlos und ist der Zugang zu diversen Online Diensten.
- Google Drive ist ein Online Speicher mit 5GB Speicher (Stand 2016)
- GoogleDoc ist ein Textprogramm ähnlich wie Word oder OpenOffice
Vorteile
- Sie speichern Ihre Texte in der "Cloud" und können von überall online zugreifen.
- Egal ob Desktop Computer, Laptop oder iPad mit beiden Geräten können Sie die Texte bearbeiten.
- Bei Bedarf können Sie Texte freischalten für Dritte und diese bearbeiten lassen.
- Änderungen können Sie in Versionen verfolgen.
- Sichere Speicherung vor Verlust, wenn Ihr Gerät beschädigt oder gestohlen wird.
Nachteile
- Sicherheitsrelevante Bedenken, vertrauliche Informationen leichter für Dritte erreichbar*
- OpenOffice oder Word Programm bieten höhere Funktionsvielfalt
- Beschränkung vom - kostenlosen - Speicherplatz
- Internetverbindung notwendig
* Lösung: Verschlüsselung der betreffenden Datei vor dem Aufladen mit TrueCrypt oder VeraCrypt
Fazit
Schreiben Sie Ihre Gedanken, Briefe, Vorträge, Texte mit Google Docs auf, wenn Sie ein iPad oder Tablet verwenden. Organisieren Sie Ihre Daten in Ordnern und speichern legen Sie Ihre Texte ab. Bei Bedarf können diese für "Dritte" freigeschaltet werden, sofern diese auch ein Google+ Konto haben.
Natürlich gehen auch Excel Tabellen bzw. Tabellenkalkulationen und auch Bilder. Später können Sie dann mit dem SmartPhone, Desktop Rechner, Laptop darauf zugreifen oder der Arbeitsgruppe zur Verfügung stellen, ohne dass an vielen Stellen Daten gesucht werden muss.
Wem das nicht reicht, dem bieten sich mittlerweile viele Start-ups, an die ähnliche aber aufwendigere Lösungen in der "Cloud" bieten. Eine interessante Lösung ist vielleicht auch das Dokumentenmanagement von Alfresco. HIer lassen sich dann im Projektmanagement sehr viele Dokumente sehr gut verwalten und der Workflow individuell steuern.