Immer wieder wird zum Telefon gegriffen und man hört "eMail kommt nicht an". Dabei sind die Ursachen fast immer die Gleichen. In den meisten Fällen nur kleine Anwenderfehler. Keine Sorge und nicht verzweifeln. Bedenken Sie, dass selbst versierte Internet Benutzer mit fundierten Wissen Probleme haben um den Grund zu finden, warum ein eMail nicht ankommt.
Also dran bleiben und der Reihe nach vorgehen. Die Lösung liegt meist an profanen Gründen (vgl. Fazit unten). Ansonsten zeige ich Ihnen hier Erfahrungen aus Jahrzehnten - die ein oder andere Erfahrung kann eventuell durch neue Techniken überholt sein.
Das System eMail wird uns alle noch eine Weile begleiten. Machen Sie sich vertraut damit, es gibt ja viele Vorteile mit der heutigen eMail Kommunikation.
Wie kann man das Problem nun lösen?
Sie müssen zuerst Unterscheiden wie und wo Sie Ihre eMails empfangen und versenden. Es gibt zwei grundsätzlich fundamental unterschiedliche Methoden. Prüfen Sie zuerst wie Sie eMails abrufen.
Exkurs
| Methode 1: Webbasierend | Methode 2: eMail Programm (Client) |
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Das bedeutet, Sie rufen mit Ihrem Internet Browser (z. B. Chrome, Safari, Firefox) eine Webseite auf. Meist ist das bei GMX, T-Online, GoogleMail, Freenet, web.de. Dann loggen Sie sich ein und erledigen dort Ihre eMails. Alles was Sie dort machen bleibt erst mal dort auf dem Server - unverschlüsselt im Klartext. An Ihrem Computer ist nichts lokal gespeichert. Der Vorteil hier ist, dass hier sehr gut ausgeschlossen werden kann, dass an einem SmartPhone, Tablet oder Desktop Computer das Problem zu suchen ist. |
Das ist die ursprünglichste Form der eMail Kommunikation. Sie haben an Ihrem Computer oder Smartphone ein Programm installiert. Dieses Programm (Synonym: App, Software, Client) kann mit dem eMail Protokoll(en) Nachrichten empfangen und senden. Der zentrale Unterschied ist, dass mit dem eMail Programm alle eMails an Ihr Gerät übertragen werden und dort gespeichert sind. Je nach Einstellung (POP3, IMAP) werden diese am Mail-Server sofort oder zeitversetzt gelöscht. |
[alert type="success"]Tipp: Prüfen Sie webasierend ob eMails ankommen. Sollten eMails dort ankommen, wissen Sie das Problem liegt an Ihrem Computer zu Hause oder im Büro[/alert]
Lösungen eMail kommt nicht an
Wegen dem Ablauf der eMail Kommunikation kann es an diversen Stellen liegen warum eine eMail nicht ankommt. Oft sind die Gründe aber oft sehr trivial und meistens die gleichen. Dabei ist es meist egal ob GMX, T-Online, GMail, Hotmail, Freenet oder ein anderer eMail Dienst verwendet wird.
eMail wird beim Empfänger abgelehnt, weil die eMail Box / Konto voll ist.
Ein häufiger Fall, weil viele Benutzer glauben, dass ein "Fass" endlos gefüllt werden kann. Ohne nachzudenken werden Filme, Bilder uvm. als Anhang versendet. Löscht der Empfänger dann nicht regelmäßig diese Dateien, platzt dessen eMail Konto aus allen Nähten. Der Sender bekommt dann vielleicht ein eMail zurück wo folgende Meldung - irgendwo - steht:
[alert type="warning"]can't create user output file[/alert]
Das bedeutet so viel wie, der eMail Server kann die Datei nicht beim Empfänger speichern, da sein Speicherplatz aufgebraucht ist.
Sind Sie der Empfänger und Ihr eMail Konto ist voll wird das eMail abgelehnt. Gehen Sie folgt vor:
Löschen Sie alte eMails an Ihrem Computer. Prüfen Sie der Reihe nach
- Eingänge
- Gesendete eMails
- Gelöschte eMails
- Aktivieren Sie in den erweiterten Einstellungen "eMails vom Server löschen nach Empfang"
In allen Ordnern "gammelt" meist altes Zeug herum. Ändern Sie in den "Einstellungen" z. B. eMail älter als 90 Tage automatisch löschen. Daneben kann weitere Ursache kann sein, dass die gesendeten Dateien nicht gelöscht wurden. Die schnellste Lösung ist den Speicher für das eMail Konto zu erhöhen, damit die Kommunikation wieder läuft.
Das eMail wird abgelehnt wegen dem Dateianhang.
Das ist ein Klassiker, der fast immer passiert. Teilweise verweigert der Mailserver vom Sender oder der Server vom Empfänger große Dateinanhänge. Entweder wegen dem vorher beschriebenen Grund oder weil individuelle Einstellungen das blockieren.
[alert type="success"]Sie können große Dateianhänge ablehnen über diverse Einstellungen. Heute legt man am besten Videos, Bilder usw. bei Diensten wie Dropbox, Wetransfer oder Google Drive ab, als wieder und wieder zu versenden.[/alert]
Das eMail kommt nicht an wegen fehlerhafter eMail Adresse
Völlig verständlich, da eMail Adressen für viele Benutzer immer noch "kryptisch" sind. Viele wissen auch nicht, dass eine eMail Adresse von rechts nach links von den Servern (DNS, Mailserver) aufgelöst und interpretiert wird.
Bsp.: test.testmann@mustermann.de liest sich dann wie folgt.
Im Land "DE" am Server "Mustermann" ist "test.testmann". Alternativ "test.testmann bei (at) Mustermann".
Typische Fehler bei den eMail Adressen
- Top Level Domain vergessen wie z. B. .de, .com, .at
- Unerlaubte Zeichen wie: Umlaute, Leertasten, Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen
- Punkt zwischen Vor- und Nachname wo nicht festgelegt
- fehlendes "@" Zeichen. Bedeutet "bei" = "at"
- Domain Suffix .de, .com verwechselt. Das kommt oft vor, wenn Kunden diverse Domains mit verschiedenen TLD's haben.
Also bedenken Sie, es gibt nicht t-online oder gmx, sondern t-online.de bzw. gmx.de.
- Rechts vom @ Zeichen trennt der Punkt Netzwerke und hat nichts mit Orthographie zu tun.
- Links vom @ Zeichen gibt es Beschränkungen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Der Punkt ist nicht verpflichtend und dienst meist als Ersatz für das Leerzeichen.
Spam Filter beim Empfänger Client eMail Programm
Heute gibt es zahlreiche Anti-Spam Maßnahmen, bei dem sich der Internetnutzer auch mal schnell selber austrickst. Die Werbefilter bzw. Spam Filter können unterschiedlich "scharf" justiert werden.
[alert type="success"]Stellen Sie hier erst mal alles auf niedrige Stufen zurück und prüfen Sie ob dann eMail ankommen. Genauso prüfen Sie ob der Ordner "Spam" eMail enhält.[/alert]
Alternativ gibt es häufig die Möglichkeit am eMail Konto eine Whitelist für vertrauenswürdige Absender anzulegen. Man trägt ledigich die Absender eMail Adressen ein und der Server behandelt diese als vertrauenswürdig ohne einen Filter gegen Spam, Pishing, Viren usw. Nachteil jedoch ist, wenn von dem vertrauenswürdigen Absender genau die unerwünschten eMails ausgehen.
Spam Filter am Server eMail kommt nicht an.
Vielfach ist es möglich webbasierend oder über das eMail Programm am Gerät eMails zu senden und zu empfangen. Über die erweiterten Einstellungen an den eMail Servern diverser Dienstleister gibt es oft Möglichkeiten Filter für Spam und Organisation der eMails einzurichten.
Irgendwann vergisst man das, vor allem wenn man nur noch mit dem eMail Programm am Computer, Tablet oder SmartPhone arbeitet.
Dann filtert der Server die eMail eventuell heraus ohne, dass man das merkt. Verstärkt wird das, wenn man an mehreren Stellen "Filter" oder "Regeln" hat, die den Mailverkehr blockieren, also in Kaskaden. Hier ist es sinnvoll an einer Stelle nur tätig zu sein.
eMails werden umgeleitet oder weitergeleitet.
Umleiten und weiterleiten sind bei einer eMail unterschiedlich zu bewerten. Spielt hier aber keine Rolle. Wichtig ist, dass man z. b. wegen "Urlaubsabwesenheit" oder organisatorischen Gründen eMail "umbiegen" kann, daß diese auf ein anderes a) Konto oder b) eMail Adresse laufen.
Dann wundert sich der eigentliche Empfänger zu Recht warum keine eMails bei Ihm ankommen.
Dabei bitte beachten Um- und Weiterleitungen können an mehreren Stellen erfolgen wie:
- Mail Server (SMTP Server)
- Lokales eMail Programm
Absender ist auf einer „Blacklist“ (schwarze Liste)
Es gibt verschiedene Gründe, dass ein Mailserver auch "versehentlich" oder durch falsche Konfiguration auf eine Blacklist landet und dann als Ursprung für den ganzen nervenden Kram wie Spam mails, Phishing eMail, Massenmails usw. identifiziert wird. Hier kann dann der empfangende Mailserver eventuell die Annahme verweigern - oft kommentarlos.
[alert type="success"]Es gibt Möglichkeiten das zu testen wie z. B. bei http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx[/alert]
eMail wegen Viren kommen nicht an
Wegen der substanziellen Ausbeutung eines eigentlich guten Kommunkationssystem müssen heute an vielen Stellen Programme zum Schutz der Benutzer arbeiten. Anti Viren Programme, Filter, Blacklisten uvm. sollen helfen die Flut an eMails mit "kriminellen Absichten" zu reduzieren.
Viren und Malware können indirekt große Schäden verursachen, da manchmal Millionen Rechner als "Sklaven" agieren und ferngesteuert die Rechenleistung zur Verfügung stellen.
Vor allem (versteckte) Dateianhänge sind eine beliebte Methode, weshalb Anti Viren Programm sehr sensibel diese eMails filtern. Daher ein Blick auf die Einstellungen oder Logbücher dieser Programme, um zu prüfen warum die eMail nicht ankommt.
eMail kommt manchmal an und dann nicht
Der Vorteil von dem Problem ist, dass man nach einer Weile es isolieren kann. Es gibt Gründe warum bestimmte eMails nicht ankommen. Dazu sollte man das eMail im Quelltext analysieren, sofern man keinen Zugriff auf die Server Log Protokolle bekommt und eventuell mehrere Szenarios testen.
- Sind es immer die gleichen Sender?
- Liegt es an den Dateianhängen?
- Liegt beim Sender ein technisches Problem vor?
Wenn das Problem immer beim gleichen Sender auftaucht, kann dieser mal ein anderes Gerät oder Programm probieren.
Es gibt hier eine Reihe von Gründen warum eMails manchmal ankommen und manchmal nicht. Hier heißt es testen, testen, testen bzw. detaillierte Angagen wie Sender, Datum, Uhrzeit, Empfänger usw. anzugeben.
eMail kommt bei Google Mail nicht an
Ein Problem, das vorkommen kann, wenn man mit lokalen eMail Server wie MS Exchange im Büro arbeitet. Hier sollte eine feste IP Adresse mit passender DNS Rückwärtsauflösung eingetragen werden. Google ist sehr strikt und prüft ob der DNS Eintrag vom versendenden MX Exchange Server mit der IP Adresse übereinstimmt. Hier zu ist eine Prüfung vom Mail Header notwendig.
Bsp.:
Received: from remote.ihredomain.de (host-88-217-225-23.customer.m-online.net [88.217.225.23])
Das Beispiel verwendet eine nicht existierende Subdomain, welche nicht zu der IP 88.217.225.23 passt. Folglich vermuten Anti-Spam Maßnahmen einen Massenversender.
Prüfen Sie also zuerst die Rückwärtsauflösung (Synonym: Revers-DNS) und ob SPF Einträge für das sendende eMail System vorhanden sind.
Umzug der Domain eMail kommt auf alten oder neuen Mailserver
Kommt immer wieder vor. Der Empfäger wechselnt den Provider und zieht mit der Domain um. Hier werden dann auch die sogenannten MX Records und A-Records geändert - also die Einträge, die sagen wo ein eMail Server ist für die Domain ist.
Natürlich geht das nicht in Echtzeit, weil es den DNS Cache gibt mit einer TTL (time to live) = Dauer wann sich der Cache erneuert. Das Problem: Sie haben schon Ihr eMail Programm (Benutzer & Passwort) auf die neuen Mailserver geändert. Jetzt kann es sein wegen dem vorgenannten DNS Cache, dass eMails noch auf den alten Mailserver einlaufen (soweit noch existent) und nicht am neuen Mail-Server. Dieser Fall wurde häuftig erlebt bei Anfrageformularen von Shops oder Content-Systemen wie Wordpress, Joomal und Drupal.
[alert type="success"]Die einfachste Lösung hier: Warten im Normalfall ca. 24 Std. und beide Postfächer von den alten und neuen Mailserver prüfen. Ansonsten vor dem Umzug an den DNS Einträgen die TTL[/alert]
Fazit
Der Internet Spezialist wird bestimmt schneller auf den Grund kommen. Denn neben den Ursachen beim Benutzer gibt es auch Fehler in den Einstellungen bei der Domain, eMail Server sowie an anderen Stellen.
Jedoch sind viele Gründe warum eine eMail nicht ankommt fast immer die Gleichen. Wer hier der Reihe nach vorgeht löst ca. 95% der üblichen Probleme.
- Tippfehler bei der eMail Adresse
- eMail Adresse existiert nicht
- eMail im Spam Filter *
- Dateianhänge werden abgelehnt
- eMail Box oder eMail Konto voll
- eMail wird gar nicht versendet (Offline, fehlende Passwörter)
- eMail wird weitergeleitet oder umgeleitet
* Beachten: Spamfilter können in Kaskaden geschaltet sein. Also am Mailserver, der vielleicht aussiebt und dann an Ihrem eMail Programm am Computer.