Sofern Sie mal verreist sind, kann man in modernen eMail Systemen eine Abwesenheitsnotiz - zeitbasieren - eintragen.
Generell raten wir davon ab, denn man kann eMails auch weiterleiten an Kollegen.
Folgende Gründe sprechen dagegen:
- Viele Nutzer vergessen, das nach der Rückkehr umzuschalten (Tipp: zeitbasierend einstellen).
- Es kann zu ungewollten Endlosschleifen kommen.
- Sie bestätigen indirekt den Empfang einer eMail - was Juristen eventuell nachteilig ausnutzen und eine rechtswirksame Zustellung konstruieren.
Einstellung eMail Abwesenheitsnotiz
An unseren eMail Servern können Sie mit Roundcube webbasierend über einen Browser sich einloggen und dann die Abwesenheitsnotiz einstellen.
- Sie können sich z. B. anmelden* unter https://xb0.serverdomain.org/webmail/
Um eventuelle Endlosschleifen zu vermeiden, sollten Sie Ihre eMail oder die eMail von Kollegen der Weiterleitung ausschließen. Außerdem automatisierte eMails anderer Systeme.
Der vorliegende Ablauf richtet sich nach "Roundcube" ( Doku in Deutsch hier )
Filter aktivieren
- Klicken Sie auf "Einstellungen"
- Klicken Sie auf "Filter"
Filterdefinition erstellen
- Managesieve klicken
- Managesieve [+] aktivieren
- Filterdefinition [+] dazu
Regeln / Einschränkungen definieren
Nun kommt der schwere Teil ;-) . Man muss eine Regel definieren unter welchen Prämissen die Abwesenheitsnotiz gesendet wird. Hier ein Beispiel, bei dem - zeitbasierend - die Regel ist und die eigene eMail ausgelassen wird.
Tipp
Testen Sie unbedingt Ihre Regel mit Ihrer eigenen eMail Adresse und noch mit einer Dritten eMail Adresse. Wenn Sie keine dritte eMail zur Hand haben, verwenden Sie eine "Wegwerf eMail" Adresse von spoofmail.de, squizzy.de oder sofort-mail.de
Fazit
Die eMail Abwesenheisnotiz ist eine Funktion bei der man sich leicht selber austrickst. Allgemein sollte man sich fragen ob man jedem Sender das bekannt geben will, dass man weg ist?